Wie Sie Finanzdaten in Ihrem Unternehmen verwenden können?
Vor kurzem hat unser Businesspartner APQC mit dem Leiter einer großen Kreditorengruppe zusammengearbeitet, der von seinem Finanzvorstand gebeten worden war, zu kommentieren, wie ihre Kreditorenbuchhaltung im Bereich der Shared Services den Benchmarks entsprach. Bei der Beantwortung dieser Frage haben wir einige sehr wichtige Prinzipien identifiziert, die bei der Verwendung quantitativer Benchmarks zu beachten sind.
Lassen Sie uns zum Beispiel einen genaueren Blick auf einen KPI für Finanzmanagement werfen und wie man diese Kennzahl versteht und nutzt. Das CFO Magazine veröffentlichte Anfang Februar 2018 die Metrik des Monats - die Kreditorenkosten pro verarbeiteter Rechnung - geschrieben von APQC CFO Perry Wiggins. Eine einfache Überprüfung der zugehörigen Grafik (Abbildung 1) zeigt, dass die Leistungsträger (die mit den niedrigsten Kosten arbeiten) bei $2,05 pro Rechnung liegen. Dies ist 2,8-mal besser als die Median-Performer ($5,78 pro Rechnung) und 4,8-mal besser als die Low-Performer ($10,00 pro Rechnung).
Zuerst müssen Sie die Quelle Ihrer Daten kennen und verstehen. Viele Unternehmen geben an, über Benchmarks und Best Practice-Daten zu verfügen. Einige verkaufen diese a la carte. Andere haben die Daten in finanzbasierten Berichten zusammengefasst. Wieder andere betrachteten diese in Bewertungen, da sie versuchen, größere Engagements zu verkaufen. Unabhängig davon, mit welchen Mitteln präsentiert wird, ist es wichtig zu verstehen, woher die Daten kommen und was sie wirklich repräsentieren.
Zuerst müssen Sie die Quelle Ihrer Daten kennen und verstehen. Viele Unternehmen geben an, über Benchmarks und Best Practice-Daten zu verfügen. Einige verkaufen diese a la carte. Andere haben die Daten in finanzbasierten Berichten zusammengefasst. Wieder andere betrachteten diese in Bewertungen, da sie versuchen, größere Engagements zu verkaufen. Unabhängig davon, mit welchen Mitteln präsentiert wird, ist es wichtig zu verstehen, woher die Daten kommen und was sie wirklich repräsentieren.
Zweitens stellt sich die Frage, wie groß Ihr Stichprobenumfang ist. Generell gilt: Je größer der Datensatz, desto wahrscheinlicher ist es, dass er repräsentativ für die Gesamtpopulation ist. Alle Datensätze dessen Größe kleiner ist als zwanzig, sind wahrscheinlich zu klein, um repräsentativ zu sein. Eine repräsentative Stichprobengröße zu erhalten, ist die harte Arbeit des Benchmarkings. Stellen Sie hier die richtigen Fragen. Achten Sie auch darauf, ob der Hersteller des Benchmarks den Stichprobenumfang regelmäßig veröffentlicht. Wenn diese wirklich davon überzeugt sind, dass ihre Umfrage repräsentativ ist, werden sie den Stichprobenumfang bereitwillig veröffentlichen. Die Kreditorendaten in der Februar Metrik des Monats 2018 stammen aus einem Datensatz von 1.485 Teilnehmern. Achten Sie bei all Ihren Benchmarks auf "N = ___".
Drittens identifizieren Sie die Datenfilter, die Ihnen helfen können, die Informationen anzupassen, um sie besser vergleichbar zu machen. Untersuchen Sie die Praktiken, die für sauberere Vergleiche sorgen können, suchen Sie nach Größenindikatoren, um ähnliche Größen zu vergleichen und Sie nach dem geografischen Aspekt untersuchen zu können. Durch die Reduktion des Stichprobenumfang kann jeder die Vergleichbarkeit verbessern.
Als viertes suchen Sie nach den qualitativen Ideen, die helfen, die quantitativen Ergebnisse zu erklären. Es ist zwar interessant festzustellen, dass Ihre Kosten pro Output niedriger oder höher sind als bestimmte Referenzpunkte, aber Sie brauchen mehr, um erfolgreich zu sein. Ihr Team muss wissen, welche Praktiken diese bessere Leistung ermöglichen und fördern.
In diesem Sinne kommen wir auf den Abteilungsleiter zurück, dessen CFO wissen möchte, wie es dem Unternehmen geht. Wenn Sie Ihre Leistung planen, werden Sie in einem von vier Quadranten landen. Liegt Ihre Abteilung nicht im oberen Quadranten, versuchen Manager oft, Probleme durch Benchmarks zu erklären. Die Filter können hier helfen, einen Vergleich zwischen „Äpfeln und Äpfeln“ zu erhalten.
Anstatt defensiv zu werden, möchten wir Sie auffordern, einen anderen Ansatz zu verfolgen. Sie können sofort damit beginnen. Sobald Sie die zu bewertende Kennzahl (in diesem Fall die Prozesskosten jeder Kreditorenrechnung) verstanden haben, können Sie Ihre Leistung für die letzte Periode berechnen. Sie können auch auf die jüngste Vergangenheit zurückgreifen und die erwartete zukünftige Performance prognostizieren. Aus diesen bisherigen Leistungen können Sie die persönlich beste Leistung Ihrer Abteilung auswählen (so wie jeder Athlet seine eigene "persönliche Bestleistung" überwachen kann). Ich wähle diesen Ausgangspunkt, da die meisten Unternehmen ihn akzeptieren, da er auf dem basiert, was bereits geschehen ist. Sie wissen, dass Sie auf dieser Ebene arbeiten können, weil Sie dies bereits getan haben.
Schauen Sie sich dann den Rest Ihrer Organisation an, um Kollegen zu finden, die das Gleiche tun. Vergleichen Sie die persönliche Bestleistung Ihrer Abteilung mit Ihrer (in der Welt von Beyond Budgeting nennen wir dies Entwicklungs-Ranglisten). Wenn Sie mit all Ihren Kollegen vergleichen, identifizieren Sie, wer der Beste ist, und teilen Sie ihre Praktiken auf, um alle auf ihr Niveau zu bringen.
Nachdem Sie intern gelernt haben, führen Sie den gleichen Benchmarking-Prozess durch, um sowohl innerhalb Ihrer Branche als auch außerhalb Ihrer Branche zu schauen. Für diese Art von Informationen ist der Open Standards Benchmarking Service von APQC eine großartige Ressource, um Unternehmen dabei zu unterstützen, eine Basis für die Leistung zu schaffen und sich mit einem robusten Pool validierter Benchmarks zu vergleichen. Wie in der Leichtathletik ist der Sieg eine Kombination der besten Einzelleistungen, die sich am effektivsten zusammenfügen, um als Team zu arbeiten.
Sobald sich Ihr Unternehmen an die Spitze der externen Ranglisten bewegt, können Sie Ihr Lernen und Ihre Entwicklung fortsetzen, indem Sie Ihren Benchmark-Vergleich erweitern, um sich auf das Lernen von Weltklasse-Bestleistungen zu konzentrieren. Die gute Nachricht ist, dass Sie dieselben Prinzipien anwenden können, um jeden finanziellen KPI zu interpretieren, zu verstehen und zu nutzen, nicht nur die AP-Kosten pro Rechnung.
